Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den DRK Kreisverband Gütersloh e.V der DRK Soziale Dienste und Einrichtungen Gütersloh gGmbH der DRK Haus Ravensberg gGmbH und der DRK Leben und Wohnen GmbH im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte nach Art. 13, 14 und 21 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Zweck der Datenverarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist das
DRK Kreisverband Gütersloh e.V.
Kaiserstr. 38
33330 Gütersloh
DRK Soziale Dienste und Einrichtungen Gütersloh gGmbH
Kaiserstr. 38
33330 Gütersloh
DRK Haus Ravensberg gGmbH
Am Blömkenberg 1
33829 Borgholzhausen
DRK Leben und Wohnen GmbH
Kaiserstr. 38
33330 Gütersloh
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz(at)drk-bbs.de. Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Internet unter https://www.drk-bbs.de/die-bbs/kontaktpersonen.html verfügbar.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit über die Internetseite von „Microsoft Teams“ erbracht.
Genutzte Datenkategorien und Quelle der Daten
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem Online-Meeting bekanntgeben.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename (display name), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Microsoft Teams“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir ein Online-Meeting aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um Zustimmung bitten. Ihre Zustimmung können Sie über diesen Link erteilen und auch wieder widerrufen.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Um Die Erstellung von Sitzungsprotokollen zu erleichtern, nutzen wir zudem die Transkribieren- Funktion in Microsoft Teams.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Für Beschäftigte des DRK Kreisverband Gütersloh e.V., DRK Soziale Dienste und Einrichtungen Gütersloh gGmbH, DRK Haus Ravensberg gGmbH und DRK Leben und Wohnen GmbH. ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Sofern wir Online Meeting aufzeichnen, werden wir dies nur tun, wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erteilt haben. Diese Aufzeichnungen dienen dabei nur internen Dokumentationszwecken.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen an Kunden, Interessenten oder Dritte zu kommunizieren und dass diese damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Die transkribierten Sitzungsprotokolle werden weitergegeben an: die Teilnehmer der jeweiligen Sitzung.
Aufzeichnungen der Sitzungen werden weitergegeben an: die Teilnehmer der jeweiligen Sitzung.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.
Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meetings in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft unser Unternehmen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Beschwerderecht
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutz-beauftragten oder an unsere Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Unsere Datenschutzaufsichtsbehörde erreichen Sie unter:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 20.10.2024